RÈGLEMENT POUR LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES DES CHAUFFEURS DÉCLARÉS DÉFAILLANTS

PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DES CHAUFFEURS DÉCHUS DANS LE CADRE DE L’EXAM DE RÉINTÉGRATION POUR OBTENIR LEUR PERMIS DE CON-DUIRE

Agilitas Group traite de manière sûre et confidentielle les données à caractère personnel qui sont recueillies sur tous les chauffeurs déchus. Agilitas Group s’engage à respecter à la lettre toutes les dispositions en matière de protection des données à caractère personnel dans le cadre de la collecte et du traitement des données à caractère personnel de ses chauffeurs déchus. La présente politique définit les données à caractère personnel traitées par Agilitas Group, la base sur laquelle elles sont traitées et la raison de leur traitement, ainsi que la façon dont elles sont protégées. La politique comprend et décrit également les droits des chauffeurs déchus dans le cadre du traitement des données à caractère personnel et les règles concernant l’échange mutuel de données (qui peut consulter les données à caractère personnel ?).

1. Qui contacter en cas de questions ?

Agilitas Group NV/SA, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro (TVA BE) 0478.971.449, dont le siège social est établi à 2800 Malines, Stationsstraat 120, est le res-ponsable du traitement des données à caractère personnel. Agilitas Group déclare respecter en tant que responsable du traitement la législation belge sur la vie privée, ainsi que les dispositions du Règlement général sur la protection des données à compter de son entrée en vigueur.

2. Que sont des données à caractère personnel ?

Le Règlement général sur la protection des données définit une donnée à caractère person-nel comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une ‘personne physique identifiable’ une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. »

Si la présente Politique de vie privée fait référence à des données à caractère personnel, il est renvoyé à cette définition du Règlement.

En principe, aucune catégorie particulière de données à caractère personnel n’est traitée, sauf si l’exécution du contrat d’outplacement l’exige. On entend par « traitement de catégo-ries particulières de données à caractère personnel » : le traitement des données à caractère personnel qui révèle l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des don-nées génétiques, des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

3. Quelles données sont traitées ?

A. Nature des données à caractère personnel

Agilitas Group recueille et traite différentes données à caractère personnel de ses chauffeurs dé-chus qui portent sur leur examen de réintégration. Ces données ont en premier lieu trait à toutes les données découlant de l’application de dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles en lien avec l’accompagnement des chauffeurs déchus. Elles portent gé-néralement sur les éléments suivants :

• Données d’identification :
• nom ;
• adresse (privé) ;
• numéro de téléphone/de gsm (privé/travail)
• données d’identification attribuées par le responsable ;
• Numéro de registre national ;
• Données d’identification attribuées par le gouvernement :
• numéro de carte d’identité
• Accords :
• accords avec Agilitas Group ;
• Caractéristiques personnelles :
• âge ;
• sexe ;
• date de naissance ;
• lieu de naissance ;
• état civil : célibataire/marié/effectivement séparé/légalement séparé /veuf/veuve ;
• nombre d’enfants résidents et non-résidents ;
• nationalité
• Descriptions psychiques ;
• Descriptions :
• concernant la vie de famille ;
• le nombre de fois déplacé et la raison ;
• activités de loisirs ;
• Éducation et formation :
• curriculum académique :
o orientation et année de formation
o diplôme/brevet
• Occupation et emploi
• emploi actuel ;
• satisfaction de la profession et raison ;
• carrière :
o employeurs précédents, travail, années de service et raison de départ ;
o employeur actuel, le même que pour la conviction ;
• Questions relatives aux permis de conduire et habitudes de conduite ;
• Questions relatives aux accidents/amendes/convictions de circulation antérieurs ;
• Questions relatives aux examens de réintégration actuel et précédent et éventuellement de nouveaux faits ;
• Questions relatives à l’influence de l’alcool/des drogues et du retrait immédiat du per-mis de conduire ;
• Questions relatives aux mesures judiciaires de la cour ;
• Questions sur les habitudes :
• consommation d’alcool ;
• consommation de drogue ;
• consommation de tabac ;

Agilitas Group traite également des catégories spéciales de données péronnelles. Ils concernent généralement les catégories de données péronnelles suivantes :

• Données sur la santé médicale :
o questionnaire ;
 entre autres les médicaments éventuellement pris ;
 entre autres traitement précédent ou actuel.
o si nécessaire, les tests médicaux
 test d’urine ;
 test sanguin ;
 autres examens médicaux ;

Ces catégories de données personnelles sont destinées à l’intégralité, ce qui ne signifient pas que IPMT traite toutes ces données.

B. Renseignements personnels

Le chauffeur déchu communiquera toutes les informations pertinentes dont IPMT a besoin.

Tout changement au niveau des renseignements personnels d’origine sera communiqué spontanément et sans délai par écrit ou par e-mail à IPMT.

Le chauffeur déchu est responsable de la non-information ou de l’information tardive d’IMPT.

C. Traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel dont IPMT dispose peuvent être obtenues aussi bien par le biais du chauffeur déchu que via d’autres canaux d’information, à savoir :

o Le ministère public : le dossier judiciaire
o Consultation d’experts : le rapport médical
o Psychologue : le rapport psychologique

Le traitement de ces données est soumis au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère per-sonnel et à la libre circulation de ces données.

Le responsable du traitement est IPMT qui traite les données à caractère personnel avec la prudence nécessaire.

Vous trouverez ci-après de plus amples informations sur les droits du chauffeur déchu dans le cadre de ce traitement et sur la sécurisation du traitement.

4. Pourquoi ces données à caractère personnel sont-elles traitées et quelle est la base juridique pour le traitement ?

Les données à caractère personnel du chauffeur déchu :

- avec le but de tester l’aptitude à conduire du chauffeur condamné pour assurer un comportement adé-quat à l’avenir ;
- dans le cadre d’un contrat ;
- un intérêt légitime du responsable du traitement ou d’un tiers.

Dans le cadre du dossier de l’examen de réintégration, on traite une vaste quantité de don-nées à caractère personnel qui sont requises selon les lois, règlements et instructions aux niveaux régional et fédéral. Le cas échéant, les fins seront formulées plus clairement et communiquées au chauffeur déchu.

Les données sur le style de vie, les données médicales et les données psychologiques du chauffeur déchu seront traitées en raison de l’existence du contrat.

Différentes données seront en outre traitées en raison d’une obligation légale qui repose sur IPMT ou lorsque le traitement est nécessaire et raisonnable pour défendre les intérêts du responsable du traitement ou d’un tiers. IPMT en informera le chauffeur déchu en temps utile le cas échéant.

Dans certains cas, le traitement des données à caractère personnel repose sur le consente-ment explicite du chauffeur déchu.

Ces données ne seront pas utilisées à d’autres fins que l’examen de réintégration. Si ces données sont utilisées à d’autres fins que mentionnés ci-dessus, le chauffeur déchu en est informé dans les meilleurs délais selon les règles légales.

5. Droits du chauffeur déchu dans le cadre du traitement des données à carac-tère personnel

A. Droit de consultation et de copie

Le chauffeur déchu a le droit de consulter gratuitement les données à caractère personnel que IPMT traite à son sujet, ainsi que la raison pour laquelle IPMT le fait, l’emplacement depuis lequel IPMT a extrait les données et la personne qui reçoit les données. Le chauffeur déchu peut dans ce cas également savoir combien de temps IPMT a l’intention de conser-ver les données, si les données sont utilisées en vue d’un processus décisionnel automa-tique et si IPMT a l’intention d’envoyer des données à un pays en dehors de l’Union euro-péenne. Le chauffeur déchu désireux de recourir à ce droit peut le demander par écrit ou par voie électronique auprès d’IPMT.

IPMT fournit les informations demandées par écrit ou par voie électronique dans un délai raisonnable. Si le chauffeur déchu le demande, les informations sont communiquées verba-lement, à la condition que l’identité de la personne concernée soit prouvée par d’autres moyens.

Le chauffeur déchu a également droit à une copie des données à caractère personnel qui sont traitées. Lorsque IPMT présente sa demande par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique, à moins que le chauffeur déchu ne demande qu’il en soit autrement.

B. Droit de rectification

Le chauffeur déchu peut demander de corriger ou de compléter des données à caractère personnel (incorrectes). IPMT s’engage à accéder à cette requête dans les plus brefs délais.

C. Droit à l’effacement

Le chauffeur déchu a le droit de faire effacer des données à caractère personnel qui le con-cernent. IPMT accède à cette requête du chauffeur déchu dans un délai raisonnable, par exemple dans les cas de figure suivants :

• lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour les-quelles elles ont été recueillies ou traitées ;
• lorsque le traitement reposait exclusivement sur le consentement du chauffeur déchu et que ce dernier retire son consentement ;
• lorsque le chauffeur déchu conteste le traitement pour des motifs fondés ;
• lorsque IPMT ne disposait pas d’une base juridique pour traiter les données.

Cette demande d’effacement des données à caractère personnel peut uniquement être refu-sée par IPMT lorsque ceci est justifié, par exemple dans le cadre de l’exercice ou de la dé-fense de droits en justice ou en raison d’un devoir légal de conserver et de traiter certaines données.

D. Droit à la limitation des données à caractère personnel

Le chauffeur déchu peut demander à IPMT de limiter le traitement de ses données à carac-tère personnel lorsqu’il conteste la justesse des données, lorsque le traitement est illégitime ou lorsque IPMT n’a plus besoin des données aux fins de traitement. Les données à carac-tère personnel pourront alors uniquement être traitées dans les cas suivants :

• avec le consentement du chauffeur déchu;
• et en vue de droits en justice ou pour protéger des droits d’autrui.

E. Droit d’opposition

Le chauffeur déchu a le droit de s’opposer au traitement de ses données à caractère person-nel, y compris au profilage sur la base de ces dispositions. Le traitement est alors cessé, sauf s’il reste nécessaire pour le respect de la défense des intérêts d’IPMT ou d’un tiers ou en vue de la constatation, de l’exercice ou de la défense de droits en justice.

F. Droit à la portabilité des données

Le chauffeur déchu peut demander à IPMT, pour tous les traitements des données à carac-tère personnel basés sur le consentement explicite ou les exercices du contrat, de les obtenir dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. De plus, le chauffeur déchu peut par la suite transmettre ces données à un autre institut de réintégration ou res-ponsable du traitement.

G. Droit de réclamation

Le chauffeur déchu peut à tout moment introduire une plainte quant au traitement des données à caractère personnel auprès de l’instance compétente dans l’État membre dans lequel il a sa résidence habituelle, son lieu de travail ou dans lequel l’infraction alléguée a été commise.

En Belgique, on peut introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (Tél. : +32 22744800 ; fax : +32 22744835, adresse e-mail : commission@privacycommission.be).

De plus, le chauffeur déchu peut à tout moment intenter une action en civil et réclamer des dommages-intérêts, par exemple au cas où il subirait un préjudice à la suite du traitement de ses données à caractère personnel.

H. Droit de retrait de consentement

Lorsque le traitement des données à caractère personnel est basé sur le consentement du chauffeur déchu, le chauffeur déchu peut à tout moment retirer ce consentement, sans que ceci ne porte atteinte à la légitimité du traitement sur la base du consentement avant le retrait de celui-ci.

6. Garanties et sécurisation des données à caractère personnel

A. Sécurisation des données à caractère personnel

IPMT met tout en œuvre pour garantir le respect des mesures de sécurisation techniques et organisationnelles pour le traitement des données à caractère personnel, en particulier pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès par des personnes non compétentes ou la notification par erreur à des tiers de données à caractère personnel re-cueillies ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données. Cette sécurisation est garantie par des outils haute technologie et la qualité du personnel. Le personnel est lié par le secret professionnel.

• Mesures techniques

□ Utilisation d’antivirus, de pare-feu...
□ Adaptation régulière des mots de passe
□ Pas de disques durs non sécurisés
□ Sécurisation des accès aux données
□ Chiffrement de la transmission de données
□ Pas de sauvegardes non sécurisées
□ Travail sur des disques durs sécurisés dont l’accès est limité par équipe ou personne

• Mesures organisationnelles

□ Personnes bien définies y ayant accès
□ Procédure de gestion des incidents
□ Politique à destination du chauffeur déchu
□ Formation à employés d’IPMT
□ Clauses de confidentialité

Si certains documents sont transmis à des tiers par voie électronique et conservés sous une forme électronique, ceci passe en appliquant des normes strictes de sécurité.
En cas de transfert de données à caractère personnel à des pays en dehors de l’Union euro-péenne, des garanties appropriées seront prises par IPMT ou le consentement du chauffeur déchu sera demandé.

B. Responsable du traitement et fonctionnaire chargé de la protection des données

Le responsable du traitement – le bureau d’outplacement – veille à la justesse et à la perti-nence des données à caractère personnel traitées. Il veille à la conformité avec la réglemen-tation applicable.
Le chauffeur déchu peut contacter à tout moment le responsable du traitement, ou le repré-sentant du responsable du traitement afin d’exercer ses droits ou pour demander des infor-mations complémentaires.
Le cas échéant, le fonctionnaire chargé de la protection des données veillera au respect de la protection des données à caractère personnel.

7. Durée de conservation des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel ne sont en principe conservées que jusqu'à la fin de l’exam de réintégration, sans préjudice de dispositions légales, réglementaires ou conven-tionnelles ou de délais de prescription obligeant ou nécessitant la conservation du dossier du personnel ou d’une partie du dossier du personnel pendant une plus longue durée dans l’organisation, par exemple en vue ou à la suite de droits en justice.

8. Qui peut consulter les données à caractère personnel ?

A. Consultations de données

Seuls les membres du personnel d’IPMT autorisés et les personnes désignées par l’entreprise sont habilités à effectuer des consultations internes dans les données à caractère personnel. Cela concerne les employés d’IPMT, y compris les freelances engagés par eux. Ces personnes ont besoin raisonnablement des données du chef de leur tâche ou pour les besoins du service. L’entreprise prévoit un système d’accès limité et un niveau de sécurisa-tion approprié.

B. (Catégories de) personnes à qui les données à caractère personnel sont communiquées (communications externes)

Les communications de données à caractère personnel à des tiers sont limitées à l’application de dispositions légales et réglementaires ou, si les communications sont néces-saires pour l’exécution normale du contrat.

Certaines données à caractère personnel sont communiquées à des tiers :

• Le ministère public
• SPF Mobilité
• Consultation d’experts

Dans des circonstances exceptionnelles, des données à caractère personnel sont communi-quées à des tiers pour l’exercice de leur mission, tels que des experts-comptables, consul-tants et avocats dans le cadre du soutien fiscal et/ou juridique, des chercheurs et des pres-tataires de services TIC. Ces tiers traitent sur ordre d’IPMT des données à caractère per-sonnel afin d’exécuter une certaine tâche. Un contrat de traitement est conclu avec les sous-traitants susmentionnés si nécessaire, notamment pour que les données à caractère personnel du participant soient suffisamment protégées et sécurisées.

Les données à caractère personnel ne seront ni vendues, ni louées, partagées ou commercia-lisées autrement à des tiers, sauf comme décrit ci-dessus ou consentement préalable.

IPMT peut être tenu de communiquer des données à caractère personnel sur injonction judiciaire ou pour répondre à une autre législation ou réglementation contraignante.

9. Quand la présente politique entre-t-elle en vigueur ?

La présente politique entre en vigueur le 25 mai 2018.