REGLEMENT VOOR DE BESCHERMING VAN DE PERSOONSGEGEVENS VAN DE VERVALLEN VERKLAARDE CHAUFFEURS IN HET KADER VAN HET HERSTELONDERZOEK VOOR HET BEKOMEN VAN HUN RIJBEWIJS
Agilitas Group gaat op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle vervallen verklaarde chauffeurs. Agilitas Group verbindt zich ertoe om bij de verzameling en de verwerking van de persoonsgegevens van haar vervallen verklaarde chauffeurs strikt alle wettelijke bepalingen inzake de bescherming van persoonsgegevens na te leven. Deze privacy policy omschrijft welke persoonsgegevens Agilitas Group verwerkt, op welke basis, waarom zij worden verwerkt en hoe zij worden beschermd. De policy bevat en beschrijft ook de rechten van de vervallen verklaarde chauffeurs bij de verwerking van persoonsgegevens en de regels omtrent de onderlinge gegevensuitwisseling (wie kan de persoonsgegevens raadplegen?).
1. Wie contacteren in geval van vragen?
Agilitas Group NV, ingeschreven in de Kruispuntbank van ondernemingen onder het nummer (BTW BE) 0478.971.449, met maatschappelijke zetel te 2800 Mechelen, Stationsstraat 120, is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Agilitas Group verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.
2. Wat zijn persoonsgegevens?
De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als “alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.”
Indien deze privacy policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.
Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan: de verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
3. Welke gegevens worden verwerkt?
A. Aard van de persoonsgegevens
Agilitas Group verzamelt en verwerkt verschillende persoonsgegevens van haar vervallen verklaarde chauffeurs die betrekking hebben op hun herstelonderzoek. Deze gegevens hebben op de eerste plaats betrekking op alle gegevens die voortvloeien uit de toepassing van wettelijke, reglementaire of conventionele bepalingen die verband houden met het herstelonderzoek. Zij hebben algemeen betrekking op verschillende categorieën van persoonsgegevens:
• Persoonlijke identificatiegegevens:
• naam;
• adres (privé);
• telefoon-/ gsm-nummer (privé/werk);
• identificatiegegevens toegekend door verantwoordelijke;
• Rijksregisternummer;
• Identificatiegegevens uitgegeven door de overheid:
• identiteitskaartnummer;
• Overeenkomsten:
• Overeenkomsten met Agilitas Group;
• Persoonlijke bijzonderheden:
• leeftijd;
• geslacht;
• geboortedatum;
• geboorteplaats;
• burgerlijke staat: ongehuwd/gehuwd/feitelijk gescheiden/wettelijk gescheiden/weduwe/weduwnaar
• aantal inwonende en niet-inwonende kinderen;
• nationaliteit;
• Psychische beschrijvingen;
• Beschrijvingen:
• m.b.t. familiaal leven;
• aantal keer verhuisd en reden;
• vrijetijdsactiviteiten;
• Opleiding en vorming:
• academisch curriculum:
o studierichting en opleidingsjaar;
o diploma/brevet;
• Beroep en betrekking:
• huidige betrekking;
• tevredenheid beroep en reden;
• loopbaan:
o vorige werkgevers, werk, dienstjaren en reden vertrek;
o huidige werkgever dezelfde als voor veroordeling;
• Vragen m.b.t. rijbewijs/-gewoonten:
• Vragen m.b.t. eerdere ongevallen/bekeuringen/verkeersveroordelingen:
• Vragen m.b.t. huidig en eerder herstelonderzoek en eventuele nieuwe feiten:
• Vragen m.b.t. invloed alcohol/drugs en onmiddellijke intrekking rijbewijs:
• Vragen m.b.t. gerechtelijke maatregelen van de rechter:
• Vragen omtrent gewoonten:
• alcoholverbruik;
• drugsverbruik;
• tabaksgebruik;
Agilitas Group verwerkt ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zij hebben algemeen betrekking op de volgende categorieën van persoonsgegevens:
• Gegevens betreffende de medische gezondheid:
o vragenlijst;
o.a. eventuele genomen medicatie;
o.a. eventuele eerdere of huidige behandelingen.
o indien noodzakelijk, eventuele medische testen
urinetest;
bloedtest;
andere medische onderzoeken;
• Gegevens betreffende de psychische gezondheid:
o vragenlijst;
o.a. eventuele genomen medicatie;
o.a. eventuele eerdere behandelingen.
Deze categorieën van persoonsgegevens beogen volledigheid en betekenen geenszins dat IPMT al deze gegevens verwerkt.
B. Persoonlijke inlichtingen
De vervallen verklaarde chauffeur zal alle relevante informatie die IPMT nodig heeft meedelen.
Elke wijziging in de oorspronkelijke persoonlijke inlichtingen wordt spontaan en zonder uitstel schriftelijk of per e-mail aan IPMT meege¬deeld.
De vervallen verklaarde chauffeur is verantwoordelijk voor het niet of laattijdig informeren van IPMT.
C. Verwerking van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens waarover IPMT beschikt, worden zowel via de vervallen verklaarde chauffeur als via andere informatiekanalen verkregen worden, nl.:
o Het openbaar ministerie: het gerechtelijk dossier
o Expertconsult: het medisch rapport
o Psycholoog: het psychologisch rapport
De verwerking van deze gegevens is onderworpen aan de Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
De verantwoordelijke voor de verwerking is IPMT die de persoonsgegevens met de nodige voorzichtigheid verwerkt.
Meer informatie over de rechten van de vervallen verklaarde chauffeur in het kader van deze verwerking en over de beveiliging van de verwerking volgen hierna.
4. Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor de verwerking?
De persoonsgegevens van de vervallen verklaarde chauffeurs worden verwerkt:
- Met als doel de rijgeschiktheid van de veroordeelde chauffeur te testen met het oog op een adequaat rijgedrag in de toekomst;
- in het kader van een overeenkomst;
- een gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke of een derde. .
In het kader van het dossier van het herstelonderzoek wordt een ruime hoeveelheid aan persoonsgegevens verwerkt die vereist zijn volgens de wetten, reglementen en onderrichtingen op regionaal en federaal vlak. Indien nodig, zullen de doeleinden duidelijker geformuleerd worden en aan de vervallen verklaarde chauffeur meegedeeld worden.
Gegevens omtrent de levensstijl, medische gegevens en psychologische gegevens van de vervallen verklaarde chauffeur zullen verwerkt worden omwille van het bestaan van de overeenkomst.
Verschillende gegevens zullen bovendien verwerkt worden omwille van een wettelijke verplichting die op IPMT rust of wanneer de verwerking noodzakelijk en redelijk is om de belangen van de Verwerkingsverantwoordelijke of een derde te behartigen. IPMT zal de vervallen verklaarde chauffeur, in voorkomend geval, hiervan tijdig op de hoogte brengen.
In sommige gevallen steunt de verwerking van persoonsgegevens op de uitdrukkelijke toestemming van de vervallen verklaarde chauffeur.
Deze gegevens zullen niet voor andere doeleinden dan voor het herstelonderzoek worden gebruikt. Indien deze gegevens voor andere doeleinden dan hierboven beschreven worden gebruikt, dan wordt de vervallen verklaarde chauffeur hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht volgens de wettelijke regels.
5. Rechten van de vervallen verklaarde chauffeur bij de verwerking van persoonsgegevens
A. Recht van inzage en kopie
De vervallen verklaarde chauffeur heeft het recht om gratis inzage te krijgen van de persoonsgegevens die IPMT over hem verwerkt, evenals waarom IPMT dit doet, waar IPMT de gegevens vandaan heeft gehaald en wie de gegevens ontvangt. De vervallen verklaarde chauffeur kan in dit geval ook vernemen hoelang IPMT beoogt de gegevens te bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of IPMT van plan is om gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen. De vervallen verklaarde chauffeur die van dit recht gebruik wil maken, kan dit schriftelijk of elektronisch aanvragen bij IPMT.
IPMT verstrekt de gevraagde informatie schriftelijk of elektronisch binnen een redelijke termijn. Indien de vervallen verklaarde chauffeur daarom verzoekt, kan de informatie mondeling worden meegedeeld, op voorwaarde dat de identiteit van de betrokkene met andere middelen bewezen is.
De vervallen verklaarde chauffeur heeft ook recht op een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Wanneer de vervallen verklaarde chauffeur zijn verzoek elektronisch indient, en niet om een andere regeling verzoekt, wordt deze informatie op een elektronische wijze bezorgd.
B. Recht op rectificatie
De vervallen verklaarde chauffeur kan vragen om (onjuiste) persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen. IPMT verbindt zich ertoe zo snel mogelijk op deze aanvraag in te gaan.
C. Recht op het wissen
De vervallen verklaarde chauffeur heeft het recht om persoonsgegevens die op hem betrekking hebben te laten verwijderen. IPMT gaat op dit verzoek van de vervallen verklaarde chauffeur in binnen een redelijke termijn, bijvoorbeeld in de volgende situaties:
• wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt;
• wanneer de verwerking uitsluitend op de toestemming van de vervallen verklaarde chauffeur berustte en deze zijn toestemming intrekt;
• wanneer de vervallen verklaarde chauffeur om gegronde redenen bezwaar maakt tegen de verwerking;
• wanneer IPMT niet over een rechtsgrond beschikte om de gegevens te verwerken.
Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan enkel door IPMT geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is, zoals bij het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden en verwerken van bepaalde gegevens.
D. Recht op het beperken van persoonsgegevens
De vervallen verklaarde chauffeur kan IPMT vragen om de verwerking van zijn persoonsgegevens te beperken wanneer hij de juistheid van de gegevens betwist, de verwerking onrechtmatig is of IPMT de gegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden. De persoonsgegevens zullen in dat geval enkel verwerkt mogen worden in de volgende gevallen:
• met toestemming van de vervallen verklaarde chauffeur;
• en met het oog op een rechtsvordering of ter bescherming van de rechten van anderen.
E. Recht om bezwaar in te dienen
De vervallen verklaarde chauffeur heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens, met inbegrip van profilering op basis van die bepalingen. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de belangen van IPMT of een derde of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
F. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
De vervallen verklaarde chauffeur mag voor alle verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op de uitdrukkelijke toestemming of de uitoefeningen van de overeenkomst, IPMT vragen om deze te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm. Bovendien mag de vervallen verklaarde chauffeur deze gegevens nadien overdragen aan een ander herstelinstituut of verwerkingsverantwoordelijke.
G. Recht om klacht in te dienen
De vervallen verklaarde chauffeur kan steeds een klacht over de verwerking van persoonsgegevens indienen bij de bevoegde instantie in de lidstaat waar hij gewoonlijk verblijft, hij zijn werkplek heeft of de beweerde inbreuk is begaan.
In België kan een klacht ingediend worden bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (Tel.: +32 22744800; Fax: +32 22744835, e-mail: commission@privacycommission.be).
Bovendien kan de vervallen verklaarde chauffeur steeds een burgerlijke vordering instellen en schadevergoeding vorderen indien hij of zij bijvoorbeeld schade zou lijden als gevolg van de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens.
H. Recht om toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd is op de toestemming van de vervallen verklaarde chauffeur, mag de vervallen verklaarde chauffeur deze toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan.
6. Waarborgen en beveiliging van de persoonsgegevens
A. Beveiliging van de persoonsgegevens
IPMT stelt alles in het werk om de naleving van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens te verzekeren, in het bijzonder om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. Deze beveiliging wordt door hoogtechnologische tools en de kwaliteit van het personeel gegarandeerd. Het personeel is door het beroepsgeheim gebonden.
• Technische maatregelen
- Gebruik van virusscans, firewalls, ….
- Wachtwoorden die regelmatig worden aangepast
- Geen onbeveiligde harde schijven
- Toegangsbeveiliging tot gegevens
- Encryptie van gegevens
- Geen onbeveiligde back-ups
- Werken op beveiligde harde schijven
• Organisatorische maatregelen
- Welbepaalde personen hebben toegang
- Procedure voor incidentenbeheer
- Policy voor vervallen verklaarde chauffeurs
- Opleiding voor de werknemers van IPMT
- Vertrouwelijkheidsclausules
Indien sommige documenten elektronisch aan derden worden overgemaakt en elektronisch worden bijgehouden, worden strikte veiligheidsnormen gehanteerd.
Bij de doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de Europese Unie zullen passende waarborgen door IPMT genomen worden of zal toestemming van de vervallen verklaarde chauffeur gevraagd worden.
B. Verwerkingsverantwoordelijke en functionaris voor gegevensbescherming
De verantwoordelijke voor de verwerking – Agilitas Group - waakt over de nauwkeurigheid en de relevantie van de persoonsgegevens die verwerkt worden. Hij zorgt ervoor dat deze met de toepasselijke reglementering overeenstemmen.
De vervallen verklaarde chauffeur mag de verwerkingsverantwoordelijke, of de vertegenwoordiger van de verwerkingsverantwoordelijke steeds contacteren om zijn rechten uit te oefenen of bijkomende informatie te vragen.
In voorkomend geval, zal de functionaris voor gegevensbescherming toezien op de naleving van de bescherming van persoonsgegevens.
7. Bewaringsduur van de persoonsgegevens
De verwerkte persoonsgegevens worden in principe slechts tot het einde van het herstelonderzoek bewaard, onverminderd wettelijke, reglementaire of conventionele bepalingen of verjaringstermijnen die de bewaring van het dossier of een deel van het dossier gedurende een langere periode in de organisatie verplichten of noodzaken, bijvoorbeeld voor of naar aanleiding van een rechtsvordering.
8. Wie kan de persoonsgegevens raadplegen?
A. Raadplegingen gegevens
Alleen de gemachtigde personeelsleden van IPMT en de personen die de onderneming aanwijst, zijn gerechtigd interne raadplegingen in de persoonsgegevens te verrichten. Het betreft de personeelsleden van IPMT, waaronder ook de door hen ingeschakelde freelancers. Deze personen hebben de gegevens redelijkerwijze nodig uit hoofde van hun taak of voor de behoefte van de dienst. De onderneming voorziet in een systeem van beperkte toegang en een passend beveiligingsniveau.
B. (Categorieën van) personen aan wie de persoonsgegevens doorgegeven worden (externe mededelingen)
De mededelingen van persoonsgegevens aan derden zijn beperkt tot de toepassing van wettelijke en reglementaire bepalingen of indien de mededelingen noodzakelijk zijn voor de normale uitvoering van de overeenkomst.
Sommige persoonsgegevens worden doorgegeven aan derden:
• Het openbaar ministerie: de beslissing van het herstelonderzoek
• Experconsult: naam en voornaam
In uitzonderlijke omstandigheden worden persoonsgegevens doorgegeven aan derden, voor de uitoefening van hun opdracht, zoals accountants, consultants en advocaten in het kader van fiscale en/of juridische ondersteuning, onderzoekers en ICT-dienstverleners. Deze derden verwerken in opdracht van IPMT persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Indien vereist wordt een verwerkingsovereenkomst afgesloten met bovenstaande verwerkers opdat o.a. de persoonsgegevens van voldoende beschermd en beveiligd zijn.
De persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met voorafgaande toestemming.
IPMT kan verplicht zijn om persoonsgegevens door te geven op gerechtelijke bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving.
9. Wanneer treedt deze policy in werking?
Deze policy treedt in werking op 25 mei 2018.