Politique de confidentialité

RÈGLEMENT POUR LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES DES CONDUCTEURS DÉCHUS DE LEUR DROIT DE CONDUIRE DANS LE CADRE DE L'EXAMEN DE RÉHABILITATION POUR LA RÉCUPÉRATION DE LEUR PERMIS DE CONDUIRE

 

Agilitas Group traite de manière sécurisée et confidentielle les données personnelles recueillies auprès de tous les conducteurs déchus de leur droit de conduire. Agilitas Group s'engage à respecter scrupuleusement toutes les dispositions légales relatives à la protection des données personnelles lors de la collecte et du traitement des données personnelles de ces conducteurs. Cette politique de confidentialité décrit quelles données personnelles Agilitas Group traite, sur quelle base, pourquoi elles sont traitées et comment elles sont protégées. La politique décrit également les droits des conducteurs déchus lors du traitement des données personnelles et les règles concernant l'échange de données (qui peut consulter les données personnelles ?).

 

1. 1. Qui contacter en cas de questions ?

Agilitas Group NV, inscrite au Registre des entreprises sous le numéro (TVA BE) 0478.971.449, dont le siège social se trouve à 2800 Malines, Rue de la Gare 120, est responsable du traitement des données personnelles. Agilitas Group déclare respecter la législation belge sur la vie privée ainsi que les dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données dès son entrée en vigueur.

 

2. 2. Quelles sont les données personnelles ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données définit une donnée personnelle comme "toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale."

Si cette politique de confidentialité fait référence à des données personnelles, elle se réfère à cette définition du Règlement.

Le traitement de catégories particulières de données personnelles signifie le traitement de données personnelles révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l'appartenance syndicale, et le traitement de données génétiques, de données biométriques aux fins d'identifier une personne de manière unique, de données concernant la santé ou de données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne.

 

3. 3. Quelles données sont traitées ?

A. Nature des données personnelles

 

Agilitas Group collecte et traite diverses données personnelles de ses conducteurs déchus qui sont liées à leur examen de réhabilitation. Ces données se rapportent principalement à toutes les informations découlant de l'application de dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles liées à l'examen de réhabilitation. Elles concernent généralement différentes catégories de données personnelles :

 

• Données d'identification personnelle : nom, adresse (privée), numéro de téléphone / GSM (privé/professionnel), données d'identification attribuées par le responsable, Numéro de registre national, numéro de carte d'identité.
• Contrats : Contrats avec Agilitas Group.
• Détails personnels : âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil (célibataire/marié/séparé de fait/séparé légalement/veuf/veuve), nombre d'enfants à charge et non à charge, nationalité.
• Descriptions psychiques ; Descriptions concernant la vie familiale, nombre de déménagements et raison, activités de loisirs.
• Éducation et formation : curriculum académique (filière d'études et année de formation, diplôme/brevet).
• Profession et emploi : emploi actuel, satisfaction professionnelle et raison, carrière (anciens employeurs, travail, années de service et raison du départ, l'employeur actuel est-il le même qu'avant la condamnation ?).
• Questions relatives au permis de conduire/habitudes : questions sur les accidents/amendes/condamnations routières antérieurs, questions sur l'examen de réhabilitation actuel et précédent et tout nouvel élément, questions sur l'influence de l'alcool/drogues et la révocation immédiate du permis de conduire, questions sur les mesures judiciaires du juge, questions concernant les habitudes (consommation d'alcool, de drogues, tabagisme).
• Agilitas Group traite également des catégories particulières de données personnelles, notamment des données concernant la santé médicale et psychique (questionnaires sur la médication, traitements antérieurs ou actuels, tests médicaux si nécessaire).

Ces catégories de données personnelles visent à être complètes et ne signifient pas nécessairement que toutes ces données sont traitées par ITPM.

 

B. Informations personnelles

 

Le conducteur privé de son permis fournira toutes les informations pertinentes nécessaires à ITPM. Toute modification des informations personnelles initiales sera communiquée spontanément et sans délai par écrit ou par e-mail à ITPM. Le conducteur privé de son permis est responsable de ne pas informer ou d'informer tardivement ITPM.

 

C. Traitement des données personnelles

 

Les données personnelles détenues par ITPM sont obtenues à la fois directement auprès du conducteur privé de son permis et par d'autres canaux d'information, tels que le ministère public (dossier judiciaire), Expertconsult (rapport médical) et le psychologue (rapport psychologique).

 

Le traitement de ces données est soumis au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

 

Le responsable du traitement est ITPM, qui traite les données personnelles avec la prudence nécessaire.

 

Plus d'informations sur les droits du conducteur privé de son permis dans le cadre de ce traitement et sur la sécurité du traitement sont fournies ci-après.

 

4. 4. Pourquoi ces données personnelles sont-elles traitées et quelle est la base légale du traitement ?

Les données personnelles des conducteurs privés de leur permis sont traitées :

• - Dans le but de tester l'aptitude à conduire du conducteur condamné en vue d'un comportement de conduite adéquat à l'avenir;
• - Dans le cadre d'un contrat;
• - Sur la base d'un intérêt légitime du responsable du traitement ou d'un tiers.

Dans le cadre du dossier d'examen de réhabilitation, une grande quantité de données personnelles nécessaires selon les lois, réglementations et directives aux niveaux régional et fédéral est traitée. Si nécessaire, les objectifs seront formulés plus clairement et communiqués au conducteur privé de son permis.

Les données concernant le mode de vie, les données médicales et psychologiques du conducteur privé de son permis seront traitées en raison de l'existence du contrat.

Diverses données seront également traitées en raison d'une obligation légale incombant à ITPM ou lorsque le traitement est nécessaire et raisonnable pour protéger les intérêts du responsable du traitement ou d'un tiers. ITPM informera le conducteur privé de son permis en temps utile le cas échéant.

Dans certains cas, le traitement des données personnelles repose sur le consentement explicite du conducteur privé de son permis.

Ces données ne seront pas utilisées à d'autres fins que l'examen de réhabilitation. Si ces données sont utilisées à d'autres fins que celles décrites ci-dessus, le conducteur privé de son permis en sera informé le plus rapidement possible conformément aux règles légales.

 

5. 5. Droits du conducteur privé de son permis dans le traitement des données personnelles

A. Droit d'accès et de copie

 

Le conducteur privé de son permis a le droit d'obtenir gratuitement l'accès aux données personnelles que ITPM traite à son sujet, ainsi que les raisons pour lesquelles ITPM le fait, d'où ITPM a obtenu les données et qui reçoit les données. Le conducteur privé de son permis peut également savoir combien de temps ITPM prévoit de conserver les données, si les données sont utilisées pour la prise de décision automatisée et si ITPM prévoit d'envoyer les données à un pays en dehors de l'Union européenne. Le conducteur privé de son permis qui souhaite exercer ce droit peut en faire la demande par écrit ou par voie électronique à ITPM.

ITPM fournira les informations demandées par écrit ou par voie électronique dans un délai raisonnable. Si le conducteur privé de son permis le demande, les informations peuvent être communiquées oralement, à condition que l'identité du concerné soit prouvée par d'autres moyens.

Le conducteur privé de son permis a également droit à une copie des données personnelles traitées. Lorsque le conducteur privé de son permis soumet sa demande par voie électronique et ne demande pas un autre mode de communication, les informations seront fournies sous forme électronique.

 

B. Droit de rectification

 

Le conducteur privé de son permis peut demander la correction ou le complément de données personnelles incorrectes. IPMT s'engage à répondre à cette demande dans les plus brefs délais.

 

C. Droit à l'effacement

 

Le conducteur privé de son permis a le droit de demander l'effacement des données personnelles le concernant. IPMT répondra à cette demande dans un délai raisonnable, par exemple dans les situations suivantes :

• Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées;
• Lorsque le traitement repose uniquement sur le consentement du conducteur privé de son permis et que ce dernier retire son consentement;
• Lorsque le conducteur privé de son permis s'oppose au traitement pour des raisons légitimes;
• Lorsque IPMT n'avait pas de base légale pour traiter les données.
• Cette demande d'effacement des données personnelles peut être refusée par IPMT uniquement pour des raisons justifiées, telles que l'exercice ou la défense de droits en justice ou en raison d'une obligation légale de conserver et traiter certaines données.

D. Droit à la limitation du traitement

 

Le conducteur privé de son permis peut demander à IPMT de limiter le traitement de ses données personnelles lorsque l'exactitude des données est contestée, le traitement est illégal ou IPMT n'a plus besoin des données pour les finalités de traitement. Dans ce cas, les données personnelles ne pourront être traitées que dans les cas suivants :

• Avec le consentement du conducteur privé de son permis;
• Pour l'exercice d'une action en justice ou la protection des droits d'autrui.

E. Droit d'opposition

 

Le conducteur privé de son permis a le droit de s'opposer au traitement de ses données personnelles, y compris le profilage sur la base de ces dispositions. Le traitement sera alors arrêté, sauf si le traitement est nécessaire pour les intérêts d'IPMT ou d'un tiers ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense de droits en justice.

 

F. Droit à la portabilité des données

 

Le conducteur privé de son permis peut, pour tous les traitements de données personnelles basés sur le consentement explicite ou l'exécution d'un contrat, demander à IPMT d'obtenir ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. De plus, le conducteur privé de son permis peut ensuite transférer ces données à un autre institut de réhabilitation ou responsable du traitement.

 

G. Droit de déposer une plainte

 

Le conducteur privé de son permis peut toujours déposer une plainte concernant le traitement des données personnelles auprès de l'autorité compétente dans l'État membre où il réside habituellement, où il travaille ou où l'infraction présumée a été commise.

En Belgique, une plainte peut être déposée auprès de l'Autorité de protection des données : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (Tél. : +32 22744800 ; Fax : +32 22744835, e-mail : commission@privacycommission.be).

De plus, le conducteur privé de son permis peut toujours intenter une action civile et demander des dommages-intérêts s'il subit par exemple un préjudice résultant du traitement de ses données personnelles.

 

H. Droit de retirer le consentement

 

Lorsque le traitement des données personnelles est basé sur le consentement du conducteur privé de son permis, celui-ci peut retirer son consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la légalité du traitement basé sur le consentement avant son retrait.

 

6. 6. Garanties et sécurité des données personnelles

A. Sécurité des données personnelles

 

ITPM met tout en œuvre pour assurer le respect des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour le traitement des données personnelles, en particulier pour éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l'accès non autorisé ou la notification par erreur à des tiers des données personnelles collectées ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données. Cette sécurité est garantie par des outils technologiques avancés et la qualité du personnel. Le personnel est lié par le secret professionnel.

 

• Mesures techniques

• Utilisation de logiciels antivirus, pare-feu, etc.

  • Mots de passe régulièrement modifiés
  • Aucun disque dur non sécurisé
  • Sécurisation de l'accès aux données
  • Cryptage des données
  • Aucune sauvegarde non sécurisée
  • Travail sur des disques durs sécurisés

     

    Mesures organisationnelles

    • Accès limité à certaines personnes
    • Procédure de gestion des incidents
    • Politique pour les conducteurs privés de leur permis
    • Formation des employés d'IPMT
    • Clauses de confidentialité

   

Si certains documents sont transmis électroniquement à des tiers et conservés électroniquement, des normes de sécurité strictes sont appliquées. Lors du transfert de données personnelles vers des pays en dehors de l'Union européenne, des garanties appropriées seront prises par IPMT ou le consentement du conducteur privé de son permis sera demandé.

 

B. Responsable du traitement et délégué à la protection des données

 

Le responsable du traitement – Agilitas Group - veille à l'exactitude et à la pertinence des données personnelles traitées. Il s'assure que celles-ci sont conformes à la réglementation applicable. Le conducteur privé de son permis peut toujours contacter le responsable du traitement ou le représentant du responsable du traitement pour exercer ses droits ou demander des informations supplémentaires. Le cas échéant, le délégué à la protection des données veillera au respect de la protection des données personnelles.

 

7. 7. Durée de conservation des données personnelles

Les données personnelles traitées sont conservées en principe uniquement jusqu'à la fin de l'examen de réhabilitation, sans préjudice des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles ou des délais de prescription qui obligent ou nécessitent la conservation du dossier ou d'une partie du dossier pendant une période plus longue dans l'organisation, par exemple pour ou à la suite d'une action en justice.

 

8. 8. Qui peut consulter les données personnelles ?

A. Consultations des données

 

Seuls les membres du personnel autorisés d'IPMT et les personnes désignées par l'entreprise sont habilités à effectuer des consultations internes des données personnelles. Il s'agit des membres du personnel d'IPMT, y compris les freelancers engagés par eux. Ces personnes ont besoin des données de manière raisonnable dans le cadre de leur fonction ou pour les besoins du service. L'entreprise prévoit un système d'accès limité et un niveau de sécurité approprié.

 

B. (Catégories de) personnes à qui les données personnelles sont communiquées (communications externes)

 

La communication de données personnelles à des tiers est limitée à l'application de dispositions légales et réglementaires ou si les communications sont nécessaires pour l'exécution normale du contrat.

 

Certaines données personnelles sont transmises à des tiers :

• Le ministère public : la décision de l'examen de réhabilitation
• Experconsult : nom et prénom

Dans des circonstances exceptionnelles, les données personnelles sont transmises à des tiers, pour l'exercice de leur mission, tels que les comptables, consultants et avocats dans le cadre du soutien fiscal et/ou juridique, les enquêteurs et les prestataires de services informatiques. Ces tiers traitent les données personnelles pour le compte d'ITPM afin d'effectuer une tâche spécifique. Si nécessaire, un accord de traitement est conclu avec les processeurs mentionnés ci-dessus afin que, entre autres, les données personnelles soient suffisamment protégées et sécurisées.

 

Les données personnelles ne seront pas vendues, ni louées, distribuées ou autrement mises à disposition commercialement à des tiers, sauf comme décrit ci-dessus ou sauf avec le consentement préalable.

ITPM peut être obligé de divulguer des données personnelles par ordre judiciaire ou pour se conformer à d'autres lois ou réglementations impératives.

 

9. 9. Quand cette politique entre-t-elle en vigueur ?

Cette politique entre en vigueur le 25 mai 2018.